كيفية دمج مستندين في Sharepoint؟

إذا كنت من مستخدمي SharePoint وتبحث عن طريقة لدمج مستندين، فقد وصلت إلى المكان الصحيح! سنناقش في هذه المقالة كيفية دمج مستندين في SharePoint بنجاح. وسنغطي الخطوات المطلوبة لدمج المستندات، بالإضافة إلى مزايا وعيوب هذه العملية. بحلول نهاية هذه المقالة، سيكون لديك المعرفة اللازمة لدمج مستندين بشكل فعال في SharePoint بسهولة. اذا هيا بنا نبدأ!

كيفية دمج مستندين في Sharepoint

SharePoint عبارة عن منصة تعاون قوية تساعد الفرق على إدارة المستندات والمعلومات وتخزينها ومشاركتها. إنها طريقة رائعة للتعاون مع الزملاء والعملاء، وإحدى ميزاتها هي القدرة على دمج مستندين. يعد دمج مستندين في SharePoint عملية بسيطة، وستشرح هذه المقالة كيفية القيام بذلك.

الخطوة 1: الوصول إلى مكتبة مستندات SharePoint

الخطوة الأولى لدمج مستندين في SharePoint هي الوصول إلى مكتبة مستندات SharePoint. للقيام بذلك، ستحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حسابك على موقع SharePoint الإلكتروني. بمجرد تسجيل الدخول، انتقل إلى مكتبة المستندات التي ترغب في الوصول إليها. ثم انقر فوق علامة التبويب 'المستندات'.

الخطوة 2: حدد المستندات المراد دمجها

بمجرد دخولك إلى مكتبة المستندات، ستحتاج إلى تحديد المستندات التي ترغب في دمجها. للقيام بذلك، حدد خانات الاختيار الموجودة بجوار المستندات التي ترغب في دمجها. بمجرد تحديد المستندات، انقر فوق الزر 'دمج' الموجود أسفل الصفحة.

الرموز التعبيرية المتحركة المخفية في google hangouts

الخطوة 3: تأكيد الدمج

بمجرد النقر على زر الدمج، ستظهر لك صفحة التأكيد. ستدرج هذه الصفحة المستندات التي تقوم بدمجها، وستحتاج إلى تأكيد رغبتك في المتابعة. بمجرد تأكيد الدمج، سيقوم SharePoint بإنشاء مستند جديد يحتوي على المحتويات المدمجة للمستندين.

الخطوة 4: مراجعة وحفظ المستند المدمج

بمجرد إنشاء المستند المدمج، ستحتاج إلى مراجعة محتوياته. بمجرد رضاك ​​عن المحتويات، يمكنك حفظ المستند في مكتبة SharePoint الخاصة بك. للقيام بذلك، انقر على زر حفظ الموجود أعلى الصفحة. يمكنك الآن الوصول إلى المستند المدمج من مكتبة SharePoint الخاصة بك.

الخطوة 5: مشاركة المستند المدمج

بمجرد حفظ المستند المدمج، يمكنك مشاركته مع مستخدمين آخرين. للقيام بذلك، اضغط على أيقونة المشاركة الموجودة أعلى الصفحة. سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار حيث يمكنك إدخال الأسماء أو عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في مشاركة المستند معهم. عند الانتهاء، انقر فوق مشاركة لإرسال المستند إلى المستخدمين المحددين.

الخطوة 6: حذف المستندات الأصلية

بمجرد مشاركة المستند المدمج، يمكنك حذف المستندات الأصلية. للقيام بذلك، حدد خانات الاختيار الموجودة بجوار المستندات التي ترغب في حذفها. ثم قم بالضغط على خيار الحذف الموجود في أسفل الصفحة. سيطالبك SharePoint بتأكيد رغبتك في حذف المستندات. بمجرد تأكيد الحذف، ستتم إزالة المستندات من مكتبة SharePoint الخاصة بك.

الخطوة 7: مراقبة نشاط المستند

بمجرد دمج المستند ومشاركته، يمكنك مراقبة نشاط المستند. للقيام بذلك، انقر فوق علامة التبويب 'النشاط' في أعلى الصفحة. سيؤدي هذا إلى فتح صفحة تعرض جميع الأنشطة المتعلقة بالمستند، مثل من قام بعرضه أو تحريره. تعد هذه طريقة رائعة لتتبع المستند والتأكد من استخدامه على النحو المنشود.

الخطوة 8: تحرير المستند المدمج

إذا كنت بحاجة إلى إجراء أية تغييرات على المستند المدمج، فيمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق الزر 'تحرير' الموجود أعلى الصفحة. سيؤدي هذا إلى فتح المستند في المحرر، حيث يمكنك إجراء التغييرات وحفظها. عند الانتهاء، انقر فوق 'حفظ' لحفظ التغييرات التي تم إجراؤها على المستند.

الخطوة 9: التحكم في إصدار المستند

يعد التحكم في الإصدار طريقة رائعة لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند. للقيام بذلك، انقر فوق الزر 'سجل الإصدارات' الموجود أعلى الصفحة. سيؤدي هذا إلى فتح صفحة تعرض جميع إصدارات المستند وتاريخ إنشائها. هذه طريقة رائعة لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند بمرور الوقت.

الخطوة 10: أرشفة الوثيقة

بمجرد الانتهاء من العمل على المستند المدمج، يمكنك أرشفته. للقيام بذلك، انقر على زر الأرشيف في أعلى الصفحة. سيؤدي هذا إلى نقل المستند إلى المجلد المؤرشف، مما سيمنع حذفه أو تحريره عن طريق الخطأ. يمكنك دائمًا الوصول إلى المستند المؤرشف عن طريق الانتقال إلى المجلد المؤرشف في مكتبة SharePoint.

الأسئلة الشائعة ذات الصلة

ما هي نقطة المشاركة؟

Sharepoint عبارة عن نظام أساسي للتطبيقات على الويب تم تطويره بواسطة Microsoft. يتم استخدامه لإدارة المستندات والتعاون، وكذلك لإنشاء مواقع الويب وإدارتها. إنها أداة قوية للشركات لتخزين المعلومات وتنظيمها ومشاركتها والوصول إليها من أي جهاز.

يتكامل Sharepoint مع مجموعة Microsoft Office، مما يسمح للمستخدمين بالتعاون في المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية. كما يوفر واجهة سهلة الاستخدام لإنشاء مواقع الويب وإدارتها، وكذلك لتنظيم المستندات ومشاركتها.

كيفية دمج مستندين في Sharepoint؟

يعد دمج مستندين في Sharepoint أمرًا سهلاً. أولاً، يجب عليك فتح الوثيقتين اللتين تريد دمجهما في نافذتين منفصلتين. تأكد من أن المستندات موجودة في نفس المكتبة. ثم حدد كلا المستندين، وانقر بزر الماوس الأيمن على التحديد، واختر دمج.

بعد دمج المستندات، يمكنك معاينة النسخة المدمجة للتأكد من صحتها. يمكنك بعد ذلك حفظ المستند المدمج أو تجاهل التغييرات إذا كنت لا تريد الاحتفاظ بها. وأخيرًا، يمكنك مشاركة المستند المدمج مع فريقك أو زملائك.

ما هي فوائد دمج المستندات في Sharepoint؟

يوفر دمج المستندات في Sharepoint عددًا من الفوائد. فهو يسمح للفرق بالتعاون في المستندات بشكل أكثر كفاءة، حيث يمكنهم بسهولة دمج مستندين معًا. كما أنه يساعد على تنظيم المستندات ويضمن وجود جميع أعضاء الفريق في نفس الصفحة. علاوة على ذلك، فهو يقلل من الحاجة إلى إصدارات متعددة من نفس المستند، الأمر الذي قد يستغرق وقتًا طويلاً ومربكًا.

يؤدي دمج المستندات في Sharepoint أيضًا إلى تسهيل تتبع التغييرات وضمان الدقة. فهو يسمح للمستخدمين بمراجعة المستندات وإجراء تغييرات عليها بسهولة دون الحاجة إلى مقارنة الإصدارات المختلفة يدويًا. كما أنه يوفر طريقة سهلة للحفاظ على تحديث المستندات والتأكد من أن الجميع يعملون باستخدام الإصدار الأحدث.

ما مدى أمان دمج المستندات في Sharepoint؟

يعد دمج المستندات في Sharepoint آمنًا. يتم تشفير كافة المستندات المخزنة في Sharepoint وتخزينها في بيئة آمنة. من الممكن أيضًا تعيين الأذونات بحيث يتمكن أشخاص معينون فقط من الوصول إلى المستندات وعرضها. علاوة على ذلك، يوفر Sharepoint ميزات مثل التحكم في الإصدار وسجلات التدقيق التي تسمح للمستخدمين بتتبع التغييرات وضمان الدقة.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر Sharepoint أيضًا ميزات مثل التحكم في وصول المستخدم ومنع فقدان البيانات التي تساعد على حماية المستندات من الوصول غير المصرح به أو سوء الاستخدام. كما أن لديها حماية من البرامج الضارة للمساعدة في الحماية من البرامج الضارة. تساعد كل هذه الميزات على ضمان بقاء المستندات آمنة وسرية عند دمجها في Sharepoint.

ما هي حدود دمج المستندات في Sharepoint؟

أحد القيود المفروضة على دمج المستندات في Sharepoint هو أنه ليس من الممكن دائمًا دمج المستندات من مكتبات مختلفة. علاوة على ذلك، قد تكون هناك قيود على أنواع المستندات التي يمكن دمجها، مثل مستندات PDF وWord. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يستغرق دمج المستندات في Sharepoint وقتًا طويلاً، خاصة عند التعامل مع المستندات الكبيرة.

بالإضافة إلى ذلك، قد تكون هناك مشكلات في التوافق عند دمج المستندات في Sharepoint. قد يكون هذا بسبب الاختلافات في إصدارات البرامج أو مشكلات التنسيق الأخرى. وأخيرًا، لا يدعم Sharepoint دمج المستندات من مصادر خارجية، مثل Google Drive أو Dropbox.

ما هي أفضل الممارسات لدمج المستندات في Sharepoint؟

تتضمن أفضل الممارسات لدمج المستندات في Sharepoint إجراء نسخ احتياطي للمستندات قبل الدمج، وتعيين أذونات للتحكم في من يمكنه الوصول إلى المستندات، واستخدام التحكم في الإصدار لتتبع التغييرات. ومن المهم أيضًا معاينة المستند المدمج قبل حفظه للتأكد من صحته.

عند دمج المستندات، من المهم أيضًا التأكد من أن جميع أعضاء الفريق يعملون من الإصدار الأحدث. وأخيرًا، من الجيد استخدام أداة تابعة لجهة خارجية للتأكد من توافق المستندات قبل دمجها في Sharepoint. سيساعد هذا في تقليل مخاطر مشكلات التوافق والتأكد من دمج المستندات بشكل صحيح.

يسهل SharePoint دمج مستندين معًا. باتباع الخطوات البسيطة الموضحة في هذه المقالة، يمكنك دمج مستندين بسرعة وسهولة في SharePoint. سيوفر لك هذا الوقت والجهد، مما يسمح لك بالتركيز على المهام الأخرى. باستخدام هذه الأداة، يمكنك دمج مستندين بسهولة وسرعة في SharePoint دون الحاجة إلى تنزيل الملفات وتحميلها.