هل تبحث عن طريقة فعالة لتخزين المستندات وتنظيمها في SharePoint Online؟ يعد إعداد قالب مكتبة المستندات طريقة رائعة للبدء في SharePoint، حيث أنه يوفر طريقة مخصصة وسهلة الاستخدام لتخزين الملفات وإدارتها. سنوضح لك في هذا الدليل كيفية إنشاء قالب مكتبة مستندات في SharePoint Online حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من مكتبة المستندات الخاصة بك.
إنشاء قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online:
- انتقل إلى Sharepoint Online وانقر على الزر 'جديد'.
- حدد 'مكتبة المستندات' من قائمة القوالب.
- أدخل اسم المكتبة.
- أضف أي أعمدة ذات صلة.
- حدد الخيار 'متقدم' من الشريط.
- أدخل عنوان URL للقالب وانقر فوق 'موافق'.
- احفظ القالب.
أفضل إم بوكس
كيفية إنشاء قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online؟
يعد إنشاء قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online طريقة رائعة لضمان تخزين جميع المستندات في نفس المكان وإبقائها منظمة. من خلال إنشاء قالب، يمكنك بسهولة إعادة استخدام نفس التنسيق والإعدادات لمكتبات مستندات متعددة. العملية بسيطة ومباشرة، ويمكن القيام بها في دقائق.
الخطوة 1: الوصول إلى حساب SharePoint Online الخاص بك
لإنشاء قالب مكتبة مستندات في SharePoint Online، يجب أن يكون لديك أولاً حساب SharePoint Online. يمكنك بسهولة إنشاء حساب مجانًا من خلال زيارة موقع Microsoft على الويب. بمجرد إنشاء حساب، ستتمكن من الوصول إلى حسابك والبدء في إنشاء مكتبات المستندات وإدارتها.
الخطوة 2: إنشاء مكتبة مستندات جديدة
بمجرد تسجيل الدخول إلى حساب SharePoint Online الخاص بك، ستحتاج إلى إنشاء مكتبة مستندات جديدة. يمكن القيام بذلك عن طريق النقر فوق الزر 'إنشاء' الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة. ستتم مطالبتك بإدخال اسم لمكتبة المستندات، ويمكنك أيضًا اختيار قالب إذا كنت ترغب في ذلك. بمجرد إدخال اسم وتحديد قالب، انقر فوق الزر 'إنشاء' لإنشاء مكتبة المستندات.
الخطوة 3: تكوين إعدادات مكتبة المستندات
بمجرد إنشاء مكتبة المستندات، ستحتاج إلى تكوين الإعدادات. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على خيار الإعدادات في القائمة اليمنى. من هنا، ستتمكن من تكوين إعدادات مكتبة المستندات، مثل أنواع المحتوى الافتراضية وبنية المجلد الافتراضي والخيارات الأخرى.
الخطوة 4: إنشاء قالب
بمجرد تكوين إعدادات مكتبة المستندات، ستتمكن من إنشاء قالب. للقيام بذلك، انقر على خيار القوالب في القائمة اليمنى. من هنا، ستتمكن من تحديد مكتبة المستندات التي تريد إنشاء قالب لها، ثم النقر فوق الزر 'إنشاء قالب'. سيُطلب منك إدخال اسم للقالب، ومن ثم يمكنك النقر فوق الزر 'إنشاء' لإنشاء القالب.
الخطوة 5: تعيين القالب إلى مكتبة المستندات
بمجرد إنشاء القالب، ستحتاج إلى تعيينه إلى مكتبة المستندات. للقيام بذلك، انقر فوق خيار 'القوالب' في القائمة اليمنى، ثم انقر فوق القالب الذي تريد تعيينه. ستتمكن بعد ذلك من تعيين القالب إلى مكتبة المستندات بالنقر فوق الزر 'تعيين'.
الخطوة 6: اختبار القالب
بمجرد تعيين القالب إلى مكتبة المستندات، ستحتاج إلى اختباره للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء مكتبة مستندات جديدة باستخدام القالب، ثم اختبار الإعدادات والميزات الخاصة بمكتبة المستندات. إذا كان القالب يعمل بشكل صحيح، فيمكنك الاستمرار في استخدامه لمكتبات المستندات الأخرى.
الخطوة 7: نشر القالب
بمجرد اختبار القالب، ستحتاج إلى نشره حتى يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إليه. للقيام بذلك، انقر فوق خيار 'النماذج' في القائمة اليمنى، ثم انقر فوق القالب الذي تريد نشره. ستتمكن بعد ذلك من النقر فوق الزر 'نشر' لنشر القالب.
الخطوة 8: مشاركة القالب
بمجرد نشر القالب، ستحتاج إلى مشاركته مع مستخدمين آخرين. للقيام بذلك، انقر فوق خيار القوالب في القائمة اليمنى، ثم انقر فوق القالب الذي تريد مشاركته. ستتمكن بعد ذلك من النقر فوق الزر 'مشاركة' لمشاركة القالب مع مستخدمين آخرين.
الخطوة 9: إدارة القالب
بمجرد مشاركة القالب، ستحتاج إلى إدارته. للقيام بذلك، انقر فوق خيار القوالب في القائمة اليمنى، ثم انقر فوق القالب الذي تريد إدارته. ستتمكن بعد ذلك من النقر فوق الزر 'إدارة' لإدارة القالب وإجراء أي تغييرات أو تحديثات تحتاجها.
الخطوة 10: مراقبة استخدام القالب
بمجرد قيامك بمشاركة القالب وإدارته، ستحتاج إلى مراقبة استخدامه. للقيام بذلك، انقر فوق خيار القوالب في القائمة اليسرى، ثم انقر فوق القالب الذي تريد مراقبته. ستتمكن بعد ذلك من النقر فوق الزر 'مراقبة' لمراقبة استخدام القالب وتتبع عدد مرات استخدامه.
الأسئلة الشائعة ذات الصلة
ما هي مكتبة المستندات في Sharepoint Online؟
مكتبة المستندات في Sharepoint Online عبارة عن مجموعة من الملفات المخزنة في مكان واحد. إنها طريقة فعالة لتخزين المستندات وتنظيمها ومشاركتها. يمكن تحميل المستندات وتحريرها ومشاركتها مع مستخدمين آخرين. تعتبر مكتبات المستندات مفيدة للتعاون ولإدارة كميات كبيرة من البيانات.
قالب مكتبة المستندات عبارة عن مجموعة محددة مسبقًا من الإعدادات والخيارات لمكتبة المستندات. فهو يسمح لك بإنشاء مكتبة مستندات بسرعة، دون الحاجة إلى تكوين كل إعداد على حدة.
كيفية إنشاء قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online؟
لإنشاء قالب مكتبة مستندات في Sharepoint Online، تحتاج أولاً إلى إنشاء مكتبة جديدة. للقيام بذلك، انقر فوق علامة التبويب 'المكتبات' وحدد 'مكتبة جديدة'. سيُطلب منك بعد ذلك إدخال اسم للمكتبة وتحديد قالب. بمجرد تحديد قالب، انقر فوق 'إنشاء' لإنشاء المكتبة.
يمكنك بعد ذلك تخصيص المكتبة عن طريق إضافة أعمدة وتعيين الأذونات وتكوين الإعدادات الأخرى. بمجرد الانتهاء من تخصيص المكتبة، انقر فوق الزر حفظ كقالب. سيُطلب منك بعد ذلك إعطاء القالب اسمًا ووصفًا. بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك حفظ القالب واستخدامه لإنشاء مكتبات جديدة وقتما تشاء.
ما فوائد استخدام قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online؟
يمكن أن يؤدي استخدام قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online إلى توفير الوقت والجهد عند إنشاء مكتبات جديدة. بدلاً من إعداد كل مكتبة من البداية، يمكنك ببساطة استخدام القالب وإنشاء مكتبة جديدة بكل الإعدادات التي تحتاجها بسرعة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما تحتاج إلى إنشاء مكتبات متعددة بإعدادات مماثلة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعدك استخدام القالب في الحفاظ على الاتساق عبر مكتباتك. وهذا يضمن أن جميع المكتبات لديها نفس الإعدادات والخيارات، مما يجعلها أسهل في الإدارة والاستخدام.
ما هي خطوات إنشاء قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online؟
يعد إنشاء قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online عملية مباشرة. أولاً، تحتاج إلى إنشاء مكتبة جديدة وتحديد قالب. بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك تخصيص المكتبة عن طريق إضافة أعمدة وتعيين الأذونات وتكوين الإعدادات الأخرى. وأخيرا، يمكنك حفظ المكتبة كقالب.
يمكنك بعد ذلك إعطاء القالب اسمًا ووصفًا وحفظه لاستخدامه في المستقبل. يمكن استخدام هذا القالب لإنشاء مكتبات جديدة بسرعة بنفس الإعدادات والخيارات.
هل هناك أي قيود على استخدام قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online؟
يمكن أن يكون استخدام قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online طريقة مفيدة لإنشاء مكتبات جديدة بسرعة بإعدادات مماثلة. ومع ذلك، هناك بعض القيود التي يجب أن تكون على علم بها.
أولاً، قد لا يكون القالب مناسبًا لجميع أنواع المكتبات. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى إنشاء مكتبات ذات أذونات أو إعدادات معقدة، فقد لا يتمكن القالب من استيعابها. بالإضافة إلى ذلك، قد لا يتمكن القالب من استيعاب الميزات أو التحديثات الجديدة لـ Sharepoint Online. على هذا النحو، من المهم مراجعة النماذج وتحديثها بانتظام للتأكد من أنها محدثة.
يعد إنشاء قالب مكتبة المستندات في Sharepoint Online طريقة رائعة للحفاظ على مستنداتك منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة. بمساعدة واجهة Sharepoint البديهية والتعليمات سهلة المتابعة، يمكنك بسرعة إنشاء قالب يساعدك على تخزين جميع مستنداتك ومشاركتها وإدارتها بسهولة. سواء كنت بحاجة إلى تتبع ملفات المشروع أو بيانات العملاء أو سجلات الشركة، فإن Sharepoint Online هو الأداة المثالية لإنشاء قالب مكتبة المستندات لضمان بقاء مستنداتك منظمة.
